Agenturen und Kanzleien

Lösungen für Agenturen und Kanzleien – Anwaltskanzlei

„Manchmal fragen wir uns, wie wir eigentlich die Arbeit in der Kanzlei organisieren konnten, bevor letztes Jahr die COMpact 5200R bei uns installiert wurde. Die erste erfreuliche Nachricht war, dass wir dafür unsere vorhandenen analogen Leitungen weiter nutzen konnten. Punkt für die neue Anlage. Hilfreich ist auch die „automatische Zentrale“, die jeden Klienten direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbindet. Und mit der Einbindung unserer Software per PBX Call Assist 3 an die Telefonanlage konnten wir mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Man ist nicht nur bei Anruf eines Klienten sofort über den Sachstand informiert, sondern wird auch im Reporting unterstützt. Bei den Daten, die von jedem Telefonat erfasst werden, geht es uns ja nicht um die Gebühren, sondern um die Dauer der Gespräche, die wir jetzt jedem Klienten einfach zuordnen können – das ist eine im Wortsinn wertvolle Grundlage für die Abrechnung.“

Sven v. D.
Kanzleipartner

Sektor
Agencies and law firms
Mitarbeiter
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Lösungen für Agenturen und Kanzleien – Immobilienverwaltung

„Wir verwalten derzeit über 800 Wohnungen. Wenn es bei uns klingelt, ist häufig schnelles Reagieren angesagt. Dann muss die mobile Facility-Truppe in Marsch gesetzt werden – nachts werden Anrufe an den Bereitschaftsdienst weitergeleitet. Um jederzeit erreichbar zu sein, haben wir schon letztes Jahr beide Büro-Etagen mit einem DECT-System zum schnurlosen Telefonieren ausgestattet. Der Umstieg vom alten System lief problemlos, und der ,Workflow’ läuft seitdem ausgesprochen effizient. Ein paar Arbeitsplätze sind allerdings noch schnurgebunden, z. B. meiner. Von meinem Tischtelefon COMfortel 1400 IP kann ich nämlich ganz bequem per Knopfdruck die Bilder aller Überwachungskameras abrufen, z. B. aus den Tiefgaragen. Gesteuert wird das ganze von einer Telefonanlage, die für Voice over IP ausgelegt ist (COMpact 5200). Ich hatte vorher nicht nur Positives über diese neue Telefonie über Internet gehört, aber nach meinem Empfinden ist die Sprachqualität nicht von der „guten, alten“ ISDN-Telefonie zu unterscheiden. Am deutlichsten sind die Veränderungen aber in unserem Büro zu merken: All unsere Kunden und Dienstleister können jetzt direkt aus dem zentralen Adressbuch vom PC aus angerufen werden, und wenn sie selbst einen Anruf bekommen, haben unsere Damen alle wichtigen Objektdaten sofort auf ihrem Bildschirm – automatisch.“

Melanie M.
Abteilungsleiterin

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Agencies and law firms
Mitarbeiter
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Lösungen für Agenturen und Kanzleien – Steuerberater

„Rückrufe und telefonische Beratung machen ja – viele mag das überraschen – einen Großteil unserer Arbeit als Steuerberater aus. Bei der Suche nach einer neuen Telefonanlage, habe ich mich für eine COMpact 4000 von Auerswald entschieden – die deckt eigentlich alles ab, was wir uns vorgestellt hatten: Wir wollten den Telefonanschluss und die ganze digitale Peripherie behalten, unsere Klientendatenbank integrieren und ein paar Komfortfunktionen dazu, die mir und meinen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, z. B. alle aktuellen Daten eines Klienten in dem Moment auf dem Monitor zu haben, in dem er anruft. Allein die Zeit, die man spart, indem eine Nummer einfach per Mausklick angewählt wird. Zum anderen nutzen wir VoIP für die Integration von außen liegenden Nebenstellen, momentan gerade für das Home Office einer Kollegin, die wegen Nachwuchs von zu Hause aus arbeitet. Auch in meinem Home Office habe ich das IP-Telefon im Einsatz und bin damit über das Internet und einen so genannten VPN-Tunnel direkt mit der Anlage im Office verbunden.

Als Telefone haben wir verschiedene Modelle aus der COMfortel-Reihe. Eines davon, das COMfortel 1400 IP, ist ein IP-Telefon. Wenn es an der Tür klingelt, zeigt es das Kamerabild vom Eingang. Dann kann man sich schon mal drauf vorbereiten, wer einen da gleich sprechen will.“

Patrick B.
Selbständiger Wirtschaftsprüfer und Steuerberater

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Mitarbeiter
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Lösungen für Agenturen und Kanzleien – Versicherungsagentur

„Dass eine gute Büroorganisation ,die halbe Miete’ ist, war mir in der Theorie natürlich klar, aber inwieweit die Installation einer ITK-Anlage uns diesem Ziel näherbringen würde, musste sich erst noch erweisen. Die COMpact 4000 hat uns auf Anhieb überzeugt, nicht nur weil sie immer – sogar für Handy-Gespräche unterwegs – automatisch die günstigste Vorwahl sucht. Für uns war z. B. wichtig, direkt vom PC aus per Mausklick über Outlook Kunden anwählen zu können. Oder unsere Türsprechanlage über das Telefon zu bedienen. Das funktioniert nicht nur über das COMfortel 1600, mit dem alle Arbeitsplätze ausgerüstet sind, sondern auch über mein schnurloses Telefon COMfortel M-520. Insgesamt hat sich die Anlage als hilfreich erwiesen: So werden z. B. unsere Kunden von der ,Automatischen Zentrale’ direkt mit dem gewünschten Ansprechpartner verbunden, und die Gebührenerfassung sämtlicher Telefonate fließt mit in unsere Abrechnung ein. Und weil die Anlage an unsere Datenbank angeschlossen ist, kann ich nicht nur sehen, welcher Klient mich gerade anruft, sondern bekomme auch dessen Geschäftsdaten sofort auf den Monitor gespielt. Als besonders praktisch empfinde ich ,PBX Manager’ – eine App, mit der ich sogar von zu Hause auf meinem Smartphone sehen kann, wer mich erreichen wollte oder mir ein Fax geschickt hat.“

Petra S.
Mitgesellschafterin

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Mitarbeiter
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Lösungen für Agenturen und Kanzleien – Werbeagentur

„Als immer noch junge Agentur haben wir in den letzten drei Jahren ein enormes Wachstum erlebt – von einstmals acht auf nunmehr 30 Mitarbeiter, was die Anschaffung einer Telefonanlage immer dringender machte. Allerdings wollten wir sowohl unsere vorhandenen analogen Tischtelefone und DECT-Handsets übernehmen, und ein Wechsel auf VoIP stand ebenfalls auf unserer Wunschliste. Der Fachhändler riet uns zur neuen COMpact 5500R von Auerswald, weil bei dem System VoIP von vorherein integriert ist, denn unser Provider wird den jetzigen Anschluss in Kürze kappen. Als erstes bekam jeder Mitarbeiter eine persönliche Voicemail- und Faxbox zugewiesen. Mit drei zusätzlichen Tischtelefonen vom Typ COMfortel 1400 IP und einem COMfortel 3600 IP für den Empfang fühlen wir uns sehr gut gerüstet. Alle vier neuen Telefone übernehmen übrigens über ihre Farb-Touchscreens auch die Bedienung der Videotürsprechstelle. Last, but not least, habe ich seit kurzem auch aus der Ferne Zugriff auf die Telefonanlage: Mit der App „PBX Manager“ kann ich z. B. auf dem iPhone sehen, ob ein Anrufer mich erreichen wollte oder mir eine Nachricht hinterlassen hat. Genial ist auch, dass ich von unterwegs die Rufumleitung auf mein Handy aktivieren kann. Das habe ich in der Agentur nämlich schon öfter vergessen.“

Marcus F.
Geschäftsführer

Sektor
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Mitarbeiter
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