Case Study: Telefonielösung für fünf Standorte

Fünf Standorte, ein Konzept: Auerswald stattet Personaldienstleister Rübsam mit neuer Telefonielösung aus

Schon seit 25 Jahren ist die Rübsam Fachkräfte GmbH & Co. KG erfolgreich im Geschäft. Weil die bisherige Telefonanlage in der Petersberger Zentrale vollkommen ausgelastet war, suchte der Personaldienstleister nach einer neuen Lösung, die Optionen zur Erweiterung bietet – auch über diesen Standort hinaus. Denn künftig sollen die Telefonanlagen aller fünf Niederlassungen miteinander verbunden sein. Die Basis dafür schaffen der in der Zentrale installierte Kommunikationsserver COMmander 6000RX sowie die schnurgebundenen IP-Endgeräte COMfortel 3200 von Auerswald.

 

Stillstand kennt Rübsam nicht: Schon seit mehr als zwei Jahrzehnten setzt sich die Rübsam Fachkräfte GmbH & Co. KG für werteorientierte Personaldienstleistung ein und vermittelt Fachkräfte für Handwerk und Industrie. Mit dem Ziel, die klassische Personaldienstleistung weiterzuentwickeln, hat das Unternehmen sein bewährtes Portfolio durch ein praxisbezogenes Qualifizierungskonzept ergänzt. In dem firmeneigenen Weiterbildungszentrum können sich Fachkräfte in den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau, Erneuerbare Energien, Technisches Gebäudemanagement sowie Haus- und Schweißtechnik individuell fortbilden. Insgesamt 650 Mitarbeiter sind somit optimal auf spezifische Jobanforderungen und Einsatzgebiete beim Kunden vorbereitet.

Auch bei seinem ITK-System hat Rübsam Weiterentwicklung und Optimierung im Blick. „Unsere bisherige Anlage in der Petersberger Zentrale lief schon komplett am Limit und besaß keine freien Anschlüsse mehr. Deshalb haben wir eine erweiterbare Lösung gesucht, die uns mehr Flexibilität bietet“, erklärt Margarita Depta, Prokuristin und Leiterin Finanzen/Controlling bei Rübsam Fachkräfte. „Darüber hinaus planen wir, die Telefone der Zentrale und Außenstellen künftig standortübergreifend zu vernetzen – eine Herausforderung, der nicht jede Telefonanlage gewachsen ist.“ Auf der Suche nach der passenden Telefonielösung holte sich Rübsam Rat bei dem IT-Dienstleister your admins, einem autorisierten Fachhändler von Auerswald. Für ein umfassendes Konzept schlug der IT-Experte den ITK-Spezialisten aus Norddeutschland vor.

Neben seinen erweiterbaren Business-Lösungen als ausschlaggebendes Argument konnte Auerswald noch zusätzlich punkten: Zum einen mit seinem Standort, denn Rübsam suchte speziell nach einem ITK-Hersteller aus Deutschland. „Das garantiert uns ein hohes Qualitätsniveau und wir haben einen direkten Ansprechpartner in der Nähe“, so Margarita Depta. Zum anderen konnte der Familienbetrieb aus dem niedersächsischen Cremlingen mit einem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis aufwarten. Damit war die Entscheidung für Auerswald Produkte in der Hauptverwaltung endgültig gefallen.

Kurz darauf installierte your admins in Petersberg die Lösung COMmander 6000RX. Der modulare Kommunikationsserver kann – wie alle ITK-Systeme der Baureihe COMmander 6000 – bis zu 38 externe Anrufe gleichzeitig verwalten. Außerdem sind bis zu 112 interne Ports verfügbar. Darüber hinaus wurden 60 Arbeitsplätze mit den hybriden IP-Telefonen COMfortel 3200 3200 ausgestattet.

Sollte Rübsam künftig weitere stationäre Endgeräte oder zusätzliche Komponenten wie ein skalierbares IP-DECT-System hinzufügen wollen, lässt sich diese Erweiterung dank der 15 Steckplätze am COMmander 6000RX einfach durchführen. In der Petersberger Zentrale entsteht so der gewünschte Spielraum, deutlich mehr Teilnehmer im ITK-System zu integrieren. Die Anforderung von Rübsam nach einer modularen und äußerst flexiblen Business-Lösung war somit auf ganzer Linie erfüllt.

Obwohl bei dem ITK-Konzept neben dem Hochleistungsserver eine große Anzahl an Endgeräten installiert und konfiguriert werden musste und die autarke In-House-Verkabelung des TK-Netzes eine große technische Herausforderung darstellte, dauerte die Implementierung der Lösung nur eine Woche. Auch die Einarbeitungszeit für die IT-Administration war äußerst kurz: Bereits nach einer Stunde hatten sich die Verantwortlichen mit dem neuen Telefonsystem vertraut gemacht. „Das Einarbeiten in die Auerswald Lösung verlief für unsere Fachkräfte nach dem Prinzip learning by doing, weil Menüführung und einzelne Funktionen ziemlich selbsterklärend sind“, erinnert sich Margarita Depta an die problemlose Abwicklung.

Mit der Inbetriebnahme im Oktober 2013 konnte Rübsam dann nahtlos an seine täglichen Arbeitsabläufe anknüpfen, ohne dass es zu Zwischenfällen oder Anfangsschwierigkeiten kam. An der neuen Hardware schätzen die Mitarbeiter von Rübsam besonders das Touchdisplay der COMfortel 3200. Es erlaubt ein ähnliches Telefonieren, wie es die meisten Menschen schon von ihrem Smartphone oder Tablet gewohnt sind. Dadurch lässt sich das Gerät intuitiv bedienen und Arbeitsprozesse gehen so viel schneller von der Hand.

Auch die Außenstellen des Personaldienstleisters in Frankfurt/Main, Bad Salzungen, Erfurt und Eisenach wurden mit ITK-Lösungen von Auerswald ausgestattet. So steht der Planung nichts im Wege, künftig alle Standorte miteinander zu vernetzen. „Wir besitzen jetzt ein Telekommunikationskonzept aus einer Hand und auf einem hohen technischen Standard“, zieht Margarita Depta ein positives Fazit. „Mit der Entscheidung für Auerswald sind wir absolut zufrieden und überzeugt: Unsere neue Kommunikationslösung ist eine sehr gute Investition in die Zukunft.“