Case Study: Rechtsanwalt

Rechtsanwaltskanzlei Berner, Fischer & Partner und Insolvenzberater Willmer & Partner optimieren Kundenkommunikation mit Hightech-TK-Anlagen von Auerswald.

Akute Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung sind für Unternehmen ein Warnsignal vor einem drohenden Konkurs. Um diesen abzuwenden beziehungsweise die Sachlage zu erörtern, können sich die Schuldner an Rechtsanwaltskanzleien wenden, die entsprechende Insolvenzberatung anbieten. In Deutschland wurden allein im Jahr 2011 rund 30.000 Unternehmensinsolvenzen laut des Statistischen Bundesamtes registriert. Trotz geringerer Anmeldungen gegenüber dem Vorjahr ist die Zahl immer noch bedeutend hoch.

Eine Vielzahl von Mandanten hatte auch die Rechtsanwaltskanzlei Berner, Fischer & Partner in Verden, sowie der im Nebengebäude angeschlossene Insolvenzberater Willmer & Partner im Jahr 2011 zu verzeichnen. Um den hohen Telefonverkehr mit ihren Kunden effizienter verwalten zu können und gleichzeitig Vorzüge wie Zugriffe auf die Akten bei Anruf der Mandanten zu ermöglichen, entschieden sich die Kanzleiinhaber die eigenen Standorte mit leistungsstarken Kommunikationsservern von Auerswald auszurüsten. „Die Annahme der Telefonanrufe hat sich durch die grafische Oberfläche enorm verbessert. Zudem profitieren wir durch individuelle Tastenbelegungen und im Gebäude bei Willmer & Partner durch Türöffnung per Tastendruck“, so Donata Wolschke, Büroleiterin bei Berner, Fischer & Partner und Willmer & Partner.

 

Die Kanzlei Berner, Fischer & Partner zählt heute 14 Partner: Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater. 85 Jahre lang befand sich der Kanzleisitz in der Bahnhofstraße 11 in Verden. 1997 kaufte die Partnerschaft das repräsentative Haus Andreaswall 2 mit einem großen Parkplatz und zog dorthin um. Auf den benachbarten Grundstücken Georgstraße 5/5a (gemeinsam mit dem Kooperationspartner Willmer & Partner - Rechtsanwälte und Insolvenzberater) Georgstraße 7 sowie Georgstraße 4 unterhält die Kanzlei weitere Büroräume, in denen Steuerberater sowie weitere Mitarbeiter von Willmer & Partner untergebracht sind. Seit 2008 unterhält Berner, Fischer & Partner ebenfalls gemeinsam mit dem Kooperationspartner Willmer & Partner auch ein Büro in Bremen. Willmer & Partner zählt zu den leistungsstärksten Insolvenzverwalterkanzleien im norddeutschen Raum mit insgesamt vier Insolvenzverwaltern und einem hochspezialisierten Team von rund 60 Mitarbeiterinnen. Das Unternehmen wird von 19 Insolvenzgerichten regelmäßig beauftragt.

Das damit verbundene hohe Telefonaufkommen bei Berner, Fischer & Partner sowie Willmer & Partner führte die bislang im Haus installierte Siemens-HiCom-Anlage, über die beide Kanzleien telefonierten, schnell an ihre Grenzen. Denn rund 1.800 ein- und ausgehende Anrufe müssen pro Tag in den Kanzleien bewältigt werden. Insbesondere bei akuten Problemen war die schnelle Weiterleitung von den jeweiligen Mandanten zu ihren persönlichen Beratern unabdingbar. Doch die TK-Anlage bot nur eine geringe Zahl von freien Leitungen, sodass unnötige Wartezeiten die Folge waren. Bei der Vielzahl von Mitarbeitern und angeschlossenen Gebäuden war zudem die mangelnde Netzwerkfähigkeit ein großes Manko. Der fehlende Support und nicht mehr durchführbare Wartungsarbeiten seitens des Anbieters gaben letztlich den Anstoß, die 14 Jahre alte Anlage gegen einen modernen und zeitgemäßen Kommunikationsserver auszutauschen. „Im Falle eines Ausfalles der Anlage hätte die Kanzlei enorme Probleme gehabt, denn Ersatzteile beziehungsweise Support waren schlichtweg nicht mehr vorhanden“, so Martin Rust vom Elektrobedarf Rust, der für die Installation der neuen Auerswald-Anlage verantwortlich zeichnete.

Freie Leitungen und CTI erwünscht
Bereits im Jahr 2010 wurde daher intensiv nach einem neuen Kommunikationsserver gesucht und Angebote eingeholt. Die neue Anlage sollte neben genügend freien Leitungen auch über CTI (Computer Telephony Integration) verfügen inklusive einer sauberen TAPI-Anbindung. Andere Softwaresysteme wie beispielsweise eine Verwaltungssoftware, die bei Anruf eines Mandanten gleich dessen Akte und den zuständigen Anwalt aufrufen  kann, sollten ebenfalls in das System integrierbar sein. Neben der Anbindung von IP-Telefonen sollte auch eine einfache Programmierung  der Funktionstasten möglich sein, um Rufumleitungen schnell durchführen zu können. „Ferner wünschten wir uns Zukunftssicherheit durch einfach durchführbare Updates und durchgängigen Support seitens des Anbieters“, so Frau Wolschke.

Modularität von Auerswald Anlage erwirkt Kaufentscheidung
Nach Prüfung diverser TK-Anlagen, unter anderem von Panasonic, wurden die Kanzleien auch die Telefonanlage COMmander 6000 RX von Auerswald durch Herrn Martin Rust vorgestellt, die die Verantwortlichen unter anderem wegen ihres modularen Aufbaus überzeugte. „Der COMmander 6000 RX verfügt über 15 Modulsteckplätze und war daher prädestiniert für die Anwaltskanzlei. Denn die Kunden konnten sich ihre gewünschten Module selbst aussuchen, sodass die Anlage mit den individuellen Einstellungen geliefert werden konnte. Sollte das Unternehmen mehr Kapazitäten benötigen, können wir jederzeit Module nachrüsten“, erklärt Calogero Giarrana, Fachhandelsberater bei Auerswald.

Die Entscheidung zugunsten Auerswald wurde zudem durch die jahrelangen positiven Erfahrungen mit dem Kommunikationsserver COMmander Basic.2 als auch den Systemtelefonen der Serie COMfortel 2500 von Auerswald durch die weiteren Kanzleistandorte in Fechta, Neustadt, Braunschweig und Hannover begünstigt.

Verbindung mit Nebengebäuden
An das Gebäude von Berner, Fischer & Partner ist zusätzlich in einem separaten Gebäude noch der Kooperationspartner Steuerberater Dr. Ludwig Reeßing angeschlossen. Daher war ein weiterer Wunsch des Unternehmens, dass die Telefonate der beiden Standorte über eine Anlage laufen. In der Vergangenheit liefen auch die Telefonate vom Unternehmen Willmer & Partner über die Siemens-Anlage. Dieses wurde nun dahingehend geändert, dass am Standort Willmer & Partner eine zweite COMmander 6000 RX installiert wurde, damit künftig die Telefonate unabhängig vom Kooperationspartner abgerechnet werden. Herr Rust stellte allerdings auf Wunsch der Beteiligten eine Vernetzung zur Anlage von Berner, Fischer & Partner her. Ferner verfügt Willmer & Partner aktuell noch in einem weiteren Gebäude über eine COMmander Basic.2 von Auerswald. Diese werde aktuell noch genutzt, werde aber künftig im Rahmen eines Umzugs laut Herrn Rust abgestellt werden.

Die Umstellung und Einrichtung der Anlagen unternahm Herr Rust Mitte 2011. Dabei erfolgte die Installation problemlos in rund 30 Stunden. Die Anlagen wurden sowohl mit ISDN- als auch mit Analog-, VOIP- sowie UP0-Modulen bestückt. „Der Vorteil der Modularität wird deutlich, wenn beispielsweise ein Blitzschaden Funktionen der Anlage blockiert. Der Anwender braucht dann lediglich das jeweilige Modul zu tauschen und muss nicht die gesamte Anlage neu kaufen“, so Giarrana. Zudem wurde bei Berner, Fischer & Partner 60 schnurgebundene Telefone der Serie COMfortel 2500 von Auerswald angeschlossen sowie weitere 40 für die übrigen Standorte. Dabei wurden die Telefone für die Zentrale und den Empfang mit je zwei weiteren Zusatzmodulen bestückt, um mit insgesamt 75 Funktionstasten weitere Belegungen zu ermöglichen. Im zweiten Schritt erfolgte die individuelle Programmierung der Tasten für die Mitarbeiter durch Herrn Rust.

Anruf per Tastendruck
Die Vorzüge der neuen Anlage waren sofort nach der Inbetriebnahme sichtbar. Die Gesprächsannahmen konnten ab sofort über Tastatur erfolgen. Dafür sorgt die standardisierte LAN-TAPI-Schnittstelle von Auerswald. Die Mitarbeiter erkennen den jeweiligen Mandanten über eine Rufnummernauswertung und können diesen gleich mit dem zuständigen Anwalt per Tastendruck verbinden. Zusätzlich ist es in der Zentrale und im Empfang möglich bei Anruf die digitale Mandantenakte zu öffnen um somit auf die gesamte Historie des Kundenkontaktes zugreifen zu können. Der Arbeitsvorgang wird dadurch weitaus schneller und unnötige Nachfragen entfallen. Ferner ist es möglich, über die Software-Oberfläche Rufumleitungen oder Warteschleifenansagen mit ein paar Klicks einzustellen. „Das CTI-System ermöglicht eine komplette Telefonsteuerung über den PC“, erklärt Herr Rust die Vorzüge der Technologie.

Darüber hinaus ist es für die Sekretärinnen ohne Probleme möglich, im Falle eines Mitarbeiterwechsels selbst Änderungen an den Telefonzuweisungen vorzunehmen.  Über den Browser kann einfach das Einstellungs-Menü der Anlage angesteuert werden und die Neuzuweisung der Telefone bequem vorgenommen werden. „Auch das Einspielen von Updates beziehungsweise einer neuen Firmware ist mit der Oberfläche einfach zu bewerkstelligen. Aufgrund unserer Wartungsverträge installiere ich die neue Software immer vor Ort, sobald diese vom Anbieter vorliegt“, erklärt Herr Rust.

Optionale Türöffnung per Telefon
Für Willmer & Partner wurde zusätzlich ein Modul für die Türöffnung in die Anlage installiert, sodass über Tastendruck des Telefons die Tür für Besucher geöffnet werden kann. „Durch die Vernetzung der beiden Auerswald Anlagen ist es allen Mitarbeitern zudem möglich über Voice-over-IP (VoIP) miteinander zu kommunizieren“, erklärt Herr Rust einen weiteren Vorzug. Die Telefonate können somit über das interne Netzwerk erfolgen und nicht über das öffentliche Netz.

„Unser neuer Kommunikationsserver läuft tadellos und selbst die  Einbindung unserer Faxe konnte schnell durch Herrn Rust gelöst werden. Dabei freut es uns, dass sowohl Herr Rust als auch die Verantwortlichen bei Auerswald selbst an Samstagen für Supportanfragen bereitstehen. Auch die Zusammenarbeit bei der Installation mit unserem eigenen Datentechniker lief sehr zufriedenstellend und wir sehen zukünftigen Erweiterungen der Auerswald Anlage sehr positiv entgegen“, so das Fazit von Frau Wolschke.

Umzug und technische Zusatzmodule
In den nächsten zwölf Monaten soll laut der Kanzlei ein Umzug von Willmer & Partner erfolgen. Für den neuen Standort ist geplant den Basic.2 abzuschalten, damit alle ein- und ausgehende Anrufe über den COMmander 6000 laufen, was aufgrund der enormen Kapazitäten ohne Probleme möglich ist. „Für den Umzug beziehungsweise für einen möglichen Ausbau der einzelnen Gebäude sowie den Anschluss von weiteren Mitarbeitern bietet die Anlage genügend Kapazität und ist durch den modularen Aufbau zukunftssicher auf mögliche Veränderungen eingestellt“, so Martin Rust.

Aufgrund der hohen Zahl von rund 100 ein- und ausgehenden Faxe pro Tag wird derzeit auch überlegt, das sogenannte Voicemail- und Faxsystem (VMF) als Zusatzmodul zu integrieren. Dabei würde der Prozess wie folgt ablaufen: Die Lösung fängt Voicemails ab und kombiniert diese mit der Fax-Lösung, das heißt die eingehenden Nachrichten werden in digitale Formate, Voicemails in WAV und Faxe in PDFs, umgewandelt. Die Dateien können anschließend direkt an eine angegebene E-Mail gesendet werden. Ein weiterer Vorteil ist zusätzlich, dass Mitarbeiter, die beispielsweise ein Smartphone mit Push-Mail besitzen, sofort über den Eingang informiert werden können. Sofern der Mitarbeiter-PC ans Firmennetzwerk angeschlossen ist, ist es zudem möglich, dass Dokumente per Fax verschickt werden können, ohne sie vorher auszudrucken zu müssen.