Case Study: Moderne Arztpraxis

Mehr Zeit und besserer Service für die Patienten –
COMmander 6000 bringt mehr Komfort in große Arztpraxis

Guter Service ist der Schlüssel für zufriedene Kunden. Dies gilt nicht nur für den Handel sondern in besonderem Maße auch für das Gesundheitswesen. Ein guter Ansatz, noch mehr Qualität in das Unternehmen zu bringen. Erreicht hat die Hausarztpraxis Dr. Brucker dieses Ziel jetzt im Rahmen eines Umzugs in neue Räumlichkeiten durch den Aufbau einer modernen Kommunikationsanlage.

 

Über 17 Jahre war Dr. Brucker mit seinem Team in Destedt bei Cremlingen in der Nähe von Braunschweig Anlaufstelle für seine Patienten mit dem Ziel, diesen mit seinen Mitarbeitern mehr zu bieten, als die reine medizinische Versorgung. Allerdings stieß die Praxis räumlich in den letzten Jahren an ihre Kapazitätsgrenzen, so dass Veränderungen unausweichlich wurden. In Cremlingen hat Dr. Brucker neue Räume gefunden und im ortsangehörigen Gesundheitszentrum eine Praxisgemeinschaft gegründet. Hier stehen dem Team jetzt auf einer Fläche von rund 450 Quadratmetern großzügige, modern eingerichtete Räume zur Betreuung der Patienten zur Verfügung, um deren Wohl sich derzeit 25 Mitarbeiter kümmern.

Bei der Wahl der zukünftigen Telekommunikationsanlage stand die Flexibilität in der Nutzung sowie im Ausbau an oberster Stelle. Die neuen Systeme müssen den Aufbau einer modernen Infrastruktur erlauben, die Integration in das Firmennetzwerk ermöglichen, IP-Telefonie zulassen und für künftige Technologien offen sein. Auch die reibungslose Kommunikation über Schnurlostelefone sowie die Vermittlung auf Smartphones per Tastendruck sind für die Arbeit in der neuen Praxis von elementarer Bedeutung.

Beste Voraussetzungen bei Auerswald
Nach längerer Suche entschied sich Dr. Brucker für den TK-Hersteller Auerswald aus Cremlingen, da die ITK-Anlagen alle Punkte erfüllten. „Ursprünglich hatten wir die Auerswald Anlage COMpact 5020 VoIP im Auge“, so Klaus Peter Brucker, „allerdings hätte hier die größtmögliche Ausbaustufe gerade den Grundanforderungen in unserer neuen Praxis entsprochen.“

Da zu den notwendigen Festnetztelefonen zahlreiche Schnurlostelefone betrieben werden müssen, fiel die Wahl schließlich auf den COMmander 6000R, ein modularer Kommunikationsserver für VoIP-Integration, Unified Messaging und Unified Communication. Da in allen Räumen eine strukturierte Verkabelung erfolgte und sämtliche Anschlüsse an einer Stelle zusammengeführt wurden, kam die Rackversion des TK-Systems zum Einsatz.

COMmander 6000R – modular und zukunftssicher
Der modular aufgebaute COMmander 6000R lässt sich sehr flexibel erweitern und mit unterschiedlichen Modulen für verschiedene Szenarien ausstatten. Damit passt er sich den steigenden Anforderungen eines Unternehmens an. Maximal stehen 38 Amtkanäle und bis zu 112 interne Ports zur Verfügung. Wahlweise können VoIP-Leitungen, ISDN- oder Primärmultiplexanschlüsse verwendet werden. Intern lassen sich VoIP-, ISDN- sowie Analog-Anschlüsse einsetzen. Die Option zur Anbindung von DECT-Schnurlostelefonen oder eines Voicemail- und Faxsystems mit Unified Messaging machen den COMmander 6000R zur zukunftssicheren Investition. Alle Anschlüsse sind über an der Vorderseite befindliche Patchfelder zugänglich, so dass Nach- oder Umrüstungen sehr einfach von statten gehen. Auch sind die COMmander 6000 die weltweit ersten mit dem Blauen Engel ausgezeichneten ITK-Systeme.

In der Gemeinschaftspraxis Dr. Brucker wird der COMmander 6000R aktuell mit einem Anlagenanschluss mit einer Stammnummer, 2 externen ISDN-Anschlüssen, 2 S0-Schnittstellen sowie 18 Nebenstellen betrieben, wobei die externe Kommunikation über ISDN-Anschlüsse erfolgt. „Wir haben uns für den COMmander entschieden, da wir für spätere Erweiterungen genügend Ausbaukapazitäten vorhalten müssen und auch für neue technologische Entwicklungen offen sein wollen. Dazu kommt, das wir eine nahtlose Integration von Schnurlostelefonen benötigen“, erklärt Brucker. „Jeder Mitarbeiter soll ein personalisiertes Endgerät haben, über welches man ihn erreichen kann. Im Augenblick betreiben wir an dem System 10 Schnurtostelefone, und da kam eben nur der COMmander in Frage.“

In den Sprechzimmern finden COMfortel M-200 Schnurlosapparate in Schwarz/Silber Verwendung, da diese seriös aussehen und über eine attraktive Ladestation verfügen. Für die Mitarbeiterinnen hat man sich für die Schnurlostelefone COMfortel M-100 entschieden, die es in verschiedenen Farben gibt. „Die Arzthelferinnen haben jetzt jeweils ihr persönliches Telefon in einer eigenen Farbe und sind über ihre personalisierte Rufnummer erreichbar“, führt Klaus Peter Brucker aus. „Über das personalisierte Telefon freuen sich unserer Mitarbeiter und für die Ärzte ist es eine große Erleichterung auf dem Display sehen zu können, wer von den Mitarbeitern gerade anruft.“ Ein weiterer wichtiger Aspekt für den Einsatz des M-100 ist die abwischbare Tastatur. „Bakterien werden über die Hände übertragen, was wir durch Abwischen der Telefone mit Alkoholtüchern vermeiden“, ergänzt Brucker. Beide Telefone sind hart im Nehmen was wichtig ist, da die Geräte im Praxisbetrieb häufig einmal auf den Boden fallen. Ein wirtschaftlicher Faktor, da die Geräte wesentlich seltener ausgetauscht werden müssen.

Problemlos und sicher überall erreichbar
Alle Mitarbeiter im neuen Praxiszentrum haben keinen bestimmten Arbeitspatz, sondern eine Funktion. Jeder Einzelne nimmt seine Aufgaben an unterschiedlichen Orten wahr. Daher ist eine lückenlose Telefonversorgung über Schnurlosapparate unabdinglich. Möglich wurde das durch den Einsatz des COMfortel IP-DECT, einem Multizellen-IP-DECT-System zur unterbrechungsfreien Versorgung auch großer Areale. Hierzu kommen bis zu zehn Basisstationen zum Einsatz, die eine unterbrechungsfreie Gesprächsverbindung auf dem gesamten Firmengelände ermöglichen.

„Mit den Schnurlostelefonen sind wir im Gebäude, dem Außenbereich oder auf dem Parkplatz vor dem Haus zu erreichen“, freut sich Klaus Peter Brucker. Dies erleichtert die tägliche Arbeit ungemein. „Die Ärzte arbeiten in drei Sprechzimmern und wechseln häufig den Standort in unterschiedliche Funktionsräume. Durch das Telefon muss ich keinen Kollegen oder Mitarbeiter suchen; es wird zu unserem zusätzlichen Auge. Auch kann man bei vertraulichen Gesprächen leicht den Raum wechseln, wenn dies nötig ist.“

Keine Engpässe mehr in Stoßzeiten
Morgens herrscht in der Praxis Hochkonjunktur, denn nicht nur die Patienten vor Ort wollen betreut werden, sondern auch jene, welche sich per Telefon melden. Gerade hier allerdings gibt es normalerweise den größten Engpass. „Das Nadelöhr ist morgens in der Regel das Telefon“, so Brucker. „Zwischen 8 Uhr und 10 Uhr sind die beiden Leitungen permanent besetzt und es kommen mehr Anrufe herein, als unsere Mitarbeiterin an der Zentrale annehmen kann. Um alle unsere Patienten zufriedenstellen zu können, ist das zu wenig.“

Hier schafft die Auerswald-Anlage auf einfachste Weise Abhilfe und sorgt dafür, dass mehr Mitarbeiter in diesen Stoßzeiten Anrufe annehmen können. Sobald ein Mitarbeiter Zeit hat, betätigt er auf einem Telefonapparat eine Taste und signalisiert damit der Anlage „Ich bin bereit, Anrufe entgegen zu nehmen“. Augenblicklich steht eine weitere Leitung zur Annahme von Telefonaten zur Verfügung. Sobald der Mitarbeiter an anderer Stelle wieder gebraucht wird, genügt ein weiterer Tastendruck und die Anlage bekommt mitgeteilt, dass diese Leitung nicht mehr für eingehende Gespräche zur Verfügung steht.

Durchsagen leicht gemacht
Für Klaus Peter Brucker ist die individuelle und persönliche Betreuung der Patienten wichtig. Dies beginnt in der Praxis mit dem Abholen jedes Einzelnen aus dem Wartezimmer. Dennoch kann es vorkommen, dass dies aus personellen Gründen nicht immer möglich ist. Hier schafft die a/b-Audiobox Abhilfe, mit der ein Beschallungssystem über eine analoge Nebenstelle an die TK-Anlage angekoppelt wurde. Sobald die a/b-Audiobox angerufen wird, nimmt sie den Ruf entgegen und stellt eine Verbindung zum daran angeschlossenen Durchsagesystem her. „Zu diesem Zweck haben wir Lautsprecher in beiden Wartezimmern installiert“, erläutert Techniker Bernhard Friedrichs. „Wenn die Patienten nun über die Durchsageanlage aufgerufen werden, ertönt ein Gong und die betreffende Person kann per Sprachansage in das jeweilige Sprechzimmer gerufen werden.“

TFS-Dialog 200 – Mehr als eine Türsprechstelle
Ein Patient klingelt an der Eingangstür zur Praxis, doch niemand meldet sich. Für Dr. Brucker eine untragbare Situation. „Wir wollen auch außerhalb der normalen Sprechzeiten für unsere Patienten erreichbar sein.“ Die Lösung liegt im Türsprechsystem TFS-Dialog 200. Das Modul wird über ein zweiadriges Kabel direkt an einen a/b-Port der Anlage angeschlossen und verhält sich ähnlich wie ein Telefon: Wird eine „Klingel“-Taste gedrückt, wählt das Türsprechsystem eine vorher festgelegte, interne oder externe Rufnummer. Von dem entsprechenden Telefon aus kann man dann mit dem Betreffenden kommunizieren.

„Das Türsprechsystem ist die ideale Lösung unserer Probleme“, so Klaus Peter Brucker. „Schellt jemand während der Bereitschaftszeiten an der Tür, geht der Ruf auf das Handy und der Arzt kann direkt mit dem Patienten sprechen. Gleiches gilt für den Fall, dass man sich auf einem Hausbesuch befindet.“

Unkomplizierte Einrichtung – einfache Programmierung
Neben der Funktionalität spielt die einfache Konfiguration einer Telekommunikationsanlage eine große Rolle, was sich sowohl auf die Einrichtung als auch die Handhabung bezieht. Gerade bei einem komplexen Aufbau wie im Falle der Gemeinschaftspraxis Dr. Brucker keine einfache Angelegenheit. Aufgrund des modularen Aufbaus sowie der klaren Strukturierung des Systems macht es der COMmander 6000R dem Errichter nicht sonderlich schwer. „Alle Anschlüsse sind einfach von der Frontseite her zugänglich, so dass die Verkabelung innerhalb des Racks keine Probleme bereitet“, so Bernhard Friedrichs. Auch die Programmierung der Anlage geht dank der übersichtlich gestalteten Software, die sich an den in der TK-Branche allgemeinen Konventionen orientiert, innerhalb kurzer Zeit vonstatten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, das zuvor alle notwendigen Details wie Rufnummernzuordnung und Apparateverteilung sowie die grundlegenden Berechtigungen jedes Teilnehmers festgelegt wurden.“

Und sollte doch einmal etwas nicht auf Anhieb funktionieren, ist die Qualität des Supports seitens des Herstellers entscheidend. „Ich habe häufig mit dem Support und Vertrieb bei Auerswald gearbeitet“, so Friedrichs. „Was mich sehr überrascht hat, war die Freundlichkeit und Kompetenz der Mitarbeiter. Tauchten Probleme auf, hatten wir innerhalb kürzester Zeit die passende Lösung.“